Gerenciar o trabalho dos colaboradores de uma empresa sempre envolve diversas demandas, o que pode impactar diretamente a contabilidade: é preciso ter atenção redobrada a documentos e pagamentos.
Devido às mudanças significativas no cenário trabalhista, alguns setores foram mais afetados no dia a dia de atividades, e os profissionais de contabilidade e de recursos humanos foram alguns dos que mais tiveram impactos em geral.
Para evitar desentendimentos, falhas ou prejuízos, é necessário entender as obrigações e determinações estabelecidas para oferecer o devido suporte aos funcionários e, principalmente, estar em conformidade com a lei.
Ao longo deste artigo, você vai entender as principais mudanças que relacionam departamento pessoal e contabilidade, a fim de entender o que é preciso fazer e obter mais acertos no cotidiano da sua empresa contábil. Boa leitura!
Avanços tecnológicos e departamento pessoal
Assim como o desenvolvimento da tecnologia afeta diversas áreas do dia a dia das pessoas, o departamento pessoal também não escapa disso: os órgãos governamentais utilizam ferramentas tecnológicas para garantir que diversos procedimentos sejam realizados de forma remota e otimizada.
Com isso, algumas das áreas contábeis que mais sofreram grandes impactos foram a área trabalhista e previdenciária. É necessário fazer adaptações para lidar da melhor forma com o novo cenário de transformação digital, que utiliza sistemas cibernéticos, internet das coisas e inteligência virtual.
Por que vale a pena unir contabilidade e departamento pessoal?
Apesar de muitos empreendedores já estarem cientes da mudança, por meio do acesso à informação e tecnologia, alguns podem ficar em dúvida sobre a importância de unir contabilidade e departamento pessoal, mas isso é uma tendência cada vez mais comum no mundo dos negócios.
Ao fazer essa mudança, a equipe interna pode focar mais nas demandas dos colaboradores, além de elaborar processos de seleção melhores e cuidar do recrutamento para que os profissionais contábeis se dediquem às atividades mais burocráticas.
Por meio do conhecimento dos especialistas em contabilidade, o trabalho pode ser otimizado, aumentando a produtividade do time e realizando o cumprimento de todas as normas técnicas, o que evita erros, agiliza as demandas e melhora a imagem da marca a longo prazo.
O que mudou na Legislação Trabalhista e Previdenciária?
Enquanto a Legislação Trabalhista cuida da relação entre empregadores e empregados, determinando os direitos e deveres de cada um no ambiente de trabalho, a Legislação Previdenciária remete às questões de contribuições por partes dos estabelecimentos, da garantia de direitos do contratado, entre outros.
O que mudou é que esses serviços, que antes eram efetuados apenas de forma presencial, agora podem ser realizados por meio da internet, e alguns são até obrigatoriamente online.
Assim, há diversos sistemas ou softwares especializados nesses serviços, com o objetivo de facilitar a rotina dos usuários e dos profissionais, o que reduz bastante a demanda e o tempo de espera por atendimento no dia a dia.
Um grande exemplo disso é o eSocial, projeto que facilita o trabalho de profissionais de contabilidade e recursos humanos, otimizando a vida de quem trabalha com departamento pessoal, por meio da simplificação e unificação de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo o Brasil.
Outras ferramentas que são bastante utilizadas para otimizar o tempo e as demandas, atualmente, são: App Meu gov.br; App Meu INSS; App Carteira de Trabalho Digital e App FGTS, por exemplo.
Como funciona o processo de implantação do eSocial nas empresas?
O principal objetivo do eSocial é substituir diversas obrigações que demandam muito tempo ao RH e ao departamento pessoal de uma organização, como a RAIS, DIRF e SEFIP. Com o eSocial, as informações podem ser fornecidas com mais rapidez ao Fisco, além de aumentar a fiscalização e validação dos dados enviados.
Dessa forma, as informações sobre processos de seleção, demissões, folhas de pagamento, férias e outras demandas que fazem parte da área previdenciária são comunicadas automaticamente com um banco de dados do Fisco, visto que os dados do eSocial são enviados por meio de um sistema de geração de folha de pagamento.
Essas informações enviadas são armazenadas e organizadas de forma centralizada em uma plataforma, que também é conhecida por DCTF Web (Declaração de Créditos Tributários Federais), a fim de facilitar a geração de guia para o pagamento de todos os tributos do negócio.
Como integrar a contabilidade e o departamento pessoal da melhor forma possível?
O que pode parecer um desafio no início, pode otimizar bastante os resultados da sua empresa em um futuro próximo, mas é preciso atentar para alguns pontos: a integração entre contabilidade e departamento pessoal é muito mais do que apenas gerenciar a folha de pagamento. Confira os principais pontos de atenção, a seguir.
Gerencie os benefícios dos colaboradores
Prestar atenção aos benefícios dos funcionários é importante para preservar a saúde financeira da empresa sempre em dia, então vale ter uma boa gestão de benefícios para melhorar o controle e evitar prejuízos.
Revise as obrigações trabalhistas
Os profissionais contábeis devem ir além do melhor custo-benefício para a empresa e, assim, revisar todas as transformações nas obrigações trabalhistas para aprimorar a gestão, avaliar o que deve ser mudado, evitar multas ou problemas fiscais, aconselhar a empresa e gerenciar os valores envolvidos.
Faça um mapeamento dos processos
É essencial definir processos, de acordo com as mudanças nas regras trabalhistas, para mapear os documentos de admissão, demissão, férias, faltas, horas extras, entre outros, a fim de estabelecer possíveis prazos e comunicá-los aos clientes para ter uma comunicação mais transparente e evitar penalidades.
Ofereça treinamentos para a equipe
Um dos pontos mais importantes é oferecer treinamentos constantes para os colaboradores terem a condição de atualizar seus aprendizados e, assim, ficarem cientes do funcionamento dos processos, das regras e penalidades, para que a empresa garanta mais acertos durante e após a integração.
Dê apoio na contratação de colaboradores
Os processos de seleção costumam demorar mais tempo, devido à necessidade de organização do recrutamento, análise de documentos e reuniões com a equipe, entre outros, mas com a contabilidade e o departamento pessoal trabalhando juntos, há a oportunidade de reduzir a sobrecarga de trabalho e otimizar as etapas de contratação.
Os conhecimentos do contador são extremamente úteis para agregar mais valor à empresa, profissionalizando a gestão e garantindo o cumprimento das obrigações para cada empregado. Descubra quais são os impactos da Contabilidade 4.0 no mercado contábil. Até logo!
